Hand aufs Herz: Hörst du in letzter Zeit auch ständig von „KI-Agenten” und „KI-Workflows”? Überall tauchen diese Begriffe auf, versprechen uns das Blaue vom Himmel: Prozesse sollen, wie von Zauberhand, automatisiert, optimiert und effizienter werden. Klingt verlockend, oder? Weniger stupide Klickarbeit, mehr Zeit für das, was wirklich zählt. Aber wenn es dann konkret wird, stehst du vielleicht vor der Frage: Mit welcher Software fange ich überhaupt an? Welche Plattform hilft mir wirklich dabei, eigene, auf mein Business zugeschnittene KI-Helferlein und automatisierte Abläufe zu bauen?
In diesem Beitrag vergleiche ich auf drei der aktuell heißesten Kandidaten auf dem deutschen Markt: Make, Zapier und n8n. Ich stelle sie dir vor, zeige ihre Stärken und Schwächen und helfe dir dabei, die Lösung zu finden, die am besten zu dir und deinen Zielen passt. Am Ende sollst du eine klare Vorstellung davon haben, welches Werkzeug dich auf deinem Weg zur Automatisierung am besten unterstützt.
Wofür verwendet man Make, Zapier und n8n?
Software-Tools wie Make, Zapier oder n8n sind Plattformen zur Automatisierung von Datenflüssen zwischen Systemen. Sie verbinden also deine bereits vorhanden Apps und Dienste miteinander, sodass Daten automatisch von A nach B fließen können, ohne dass du manuell eingreifen musst. Das geht über sogenante APIs (Application Programming Interfaces). Die Automatisierungstools nutzen diese APIs, um Aktionen in einem System durch Ereignisse in einem anderen auszulösen.
Das tolle daran: Du brauchst dafür in der Regel keine fortgeschrittenen Programmierkenntnisse. Diese Plattformen gehören zur Kategorie der “No-Code” oder “Low-Code”-Tools. Sie bieten visuelle Oberflächen, oft mit Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen du deine Automatisierungs-Workflows wie ein Flussdiagramm zusammenklickst.
Welchen Mehrwert bringt Workflow-Automatisierung?
Vorteil #1: Zeitersparnis
Stell dir vor, du musst nie wieder Kundendaten manuell von deinem E-Mail-Postfach in dein CRM-System kopieren. Oder Social-Media-Posts planen und einzeln veröffentlichen. Diese Tools nehmen dir repetitive, zeitfressende Aufgaben ab.
Vorteil #2: Struktur und Zuverlässigkeit
Automatisierte Prozesse laufen immer gleich ab. Das reduziert Fehler, die bei manueller Bearbeitung schnell passieren können, und sorgt für konsistente Daten.
Vorteil #3: Fokus auf das Wesentliche
Wenn du also weniger Zeit mit organisatorischem Kleinkram verbringst, hast du mehr Energie und Kapazität für strategische Aufgaben, kreative Arbeit oder die direkte Interaktion mit Kunden.
Typische Anwendungsfälle für Workflow-Automatisierung
- Neue Leads aus einem Formular direkt im CRM anlegen und dem Vertrieb zuweisen.
- Rechnungen automatisch in der Buchhaltungssoftware erstellen und im Cloudspeicher ablegen.
- Benachrichtigungen in Slack oder Teams posten, wenn ein wichtiger Meilenstein in deinem Projektmanagement-Tool erreicht wird.
- E-Mails automatisch versenden, basierend auf bestimmten Triggern (z.B. eine Willkommens-Mail nach einer Anmeldung).
- Und jetzt kommt der Clou: Dynamischer Aufruf von KI-Funktionalitäten.
Die Verbindung zwischen Automatisierung und KI
Klassische Workflow-Automatisierung gibt es schon seit einiger Zeit. Was ist jetzt aber das Besondere an der Kombination mit Künstlicher Intelligenz? Ganz einfach: KI verleiht diesen Automatisierungen eine völlig neue Dimension an Intelligenz, Flexibilität und Funktionsumfang.
Stell dir vor, deine automatisierten Workflows können nicht nur Daten von A nach B schieben, sondern diese Daten unterwegs auch verstehen, analysieren und dynamisch transformieren. Genau das ermöglicht die Anbindungen an KI-Modelle, wie die von OpenAI, Anthropic oder beispielsweise Google. Deren Schnittstellen sind in Make, Zapier und n8n bereits auch integriert oder können selbst angebunden werden.
Viele dieser Funktionalitäten fallen heutzutage unter den Begriff “KI-Agenten”. Es gibt in der Praxis allerdings ein paar Unterschiede zwischen einem linearen Workflow und einem echten und autonomen KI-Agenten. Wenn du mehr darüber erfahren willst, empfehle ich dir meinen Artikel über KI-Agenten.
Ein konkretes Beispiel: Workflow-Automatisierung mit KI
Denk mal an deinen Kundensupport. Bisher musstest du vielleicht jede eingehende E-Mail manuell lesen, kategorisieren und dem richtigen Mitarbeiter zuweisen. Mit einem KI-Workflow könnte das so aussehen:
1️⃣ Trigger
Eine neue Support-E-Mail kommt in deinem Postfach an (z.B. in Gmail oder Outlook).
2️⃣ Automatisierung (Make/Zapier/n8n)
Die E-Mail wird automatisch ausgelesen.
3️⃣ KI-Einsatz
Der Text der E-Mail wird an ein KI-Modell (z. B. GPT 4o von OpenAI) gesendet mit der Anweisung: “Analysiere diese E-Mail. Ist sie dringend? Um welches Thema geht es (Technik, Rechnung, Allgemein)? Fasse das Anliegen kurz zusammen.”
4️⃣ Automatisierung
Basierend auf der KI-Analyse wird die E-Mail automatisch im Helpdesk-System (z.B. Zendesk, Jira) als Ticket angelegt, mit der richtigen Priorität und Kategorie versehen und dem passenden Team zugewiesen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung mit der Zusammenfassung.
Was ist Zapier?
Wenn du dich mit Workflow-Automatisierung beschäftigst, wirst du schnell von Zapier hören. Man könnte Zapier getrost als den Urvater dieser Bewegung bezeichnen, denn das Tool ist schon seit 2011 am Markt und hat ihn über viele Jahre dominiert. Diese lange Präsenz spürst du vor allem an einem Punkt ganz deutlich: der schier unglaublichen Anzahl an Apps und Diensten, die Zapier out-of-the-box nahtlos anbindet. Die einzelnen Automatisierungsabläufe nennt man hier übrigens “Zaps”.
Besondere Funktionen von Zapier
Zapier verfügt neben der reinen Workflow-Funktionalität noch über ein paar fortgeschritten Funktionen:
- Zapier Chatbots - Ermöglicht das Erstellen eigener KI-Chatbots, die auf deinen Daten trainiert sind
- Zapier Canvas - Eine Art einfache Whiteboard-Lösung zum Planen von Workflows
- Zapier Interfaces - Ermöglicht das Bauen einfacher Benutzeroberflächen (Formulare, Dashboards)
Zapier Preis
Das Unternehmen bietet einen kostenlosen Plan zum Reinschnuppern an. Die Kosten steigen dann aber relativ schnell an, je nachdem, wie viele “Tasks” (ausgeführte Schritte in deinen Zaps) du pro Monat benötigst.
Vorteile von Zapier
✅ Sehr einsteigerfreundlich - Die Oberfläche ist intuitiv und man kommt schnell zu ersten Erfolgserlebnissen.
✅ Gigantische App-Auswahl - Über 8.000+ angebundene Dienste (Stand April 2025).
✅ Viele Vorlagen - Zahlreiche vorgefertigte Zaps für alle gängigen Anwendungsfälle.
✅ Kostenloser Einstieg - Der Free Tier ist gut, um das Prinzip zu verstehen.
Nachteile von Zapier
❌ Übersichtlichkeit leidet - Bei komplexeren Workflows kann die Darstellung unübersichtlich werden.
❌ Kosten können explodieren - Gerade bei hohem Volumen wird Zapier schnell teuer.
❌ Datenschutz (DSGVO) - Als US-Unternehmen unterliegt Zapier anderen Datenschutzbestimmungen.
❌ Neue Features oft Beta - Spannende neue Funktionen sind oft noch nicht ausgereift.
Was ist Make?
Als starker Konkurrent zu Zapier hat sich Make etabliert, ein Tool, das vielen vielleicht noch unter seinem früheren Namen Integromat ein Begriff ist. Make verfolgt einen sehr visuellen Ansatz zur Automatisierung von Workflows. Die einzelnen Automatisierungen heißen hier “Szenarien”. Das Unternehmen hinter Make kommt aus Tschechien (und damit aus der EU, was datenschutzrechtlich oft ein Vorteil ist).
Besondere Stärken von Make
Was Make besonders auszeichnet, ist der klare Fokus auf die Kernkompetenz: die perfekte Workflow-Automatisierung. Du hast hier wirklich detaillierte Optionen, um festzulegen, was passieren soll, wenn mal etwas schiefgeht, sei es ein Wiederholungsversuch oder das Einschlagen eines alternativen Pfades im Szenario.
Dazu kommen viele praktische Bordmittel. Make bringt von Haus aus eine beeindruckende Sammlung an Werkzeugen mit, um Daten direkt im Workflow zu bearbeiten. Und wenn du die Konzepte hinter APIs besser verstehen möchtest, punktet Make mit seiner umfangreichen und kostenlosen Academy.
Make Preis
Make bietet ebenfalls einen kostenlosen Plan. Die Bezahlpläne basieren auf der Anzahl der “Operations” pro Monat. Make gilt oft als kostengünstiger als Zapier, insbesondere bei höherem Volumen.
Vorteile von Make
✅ Gute Balance - Kombiniert mächtige Funktionen mit benutzerfreundlicher Oberfläche.
✅ Skaliert preislich besser - Bei vielen Operationen oft günstiger als Zapier.
✅ Feingranulare Kontrolle - Ermöglicht detaillierte Steuerung und gute Fehlerbehandlung.
✅ Starke Community & Doku - Gute Dokumentation und aktive Community.
✅ EU-Unternehmen - Datenschutzrechtlich oft einfacher zu handhaben.
Nachteile von Make
❌ Reiner Fokus auf Workflows - Keine integrierten Tools für Chatbots wie Zapier.
❌ Lernkurve für Fortgeschrittenes - Um das volle Potenzial auszuschöpfen, sind IT-Grundkenntnisse hilfreich.
❌ Organisation bei komplexen Workflows - Bei sehr vielen Modulen können die visuellen Möglichkeiten an ihre Grenzen stoßen.
Was ist n8n?
Zuletzt werfen wir einen Blick auf n8n (eigentlich “nodemation” ausgesprochen). Dieses Tool ist der vielleicht technischste, aber gleichzeitig auch flexibelste Kandidat und hat sich schnell zum Trendsetter entwickelt. Was n8n besonders macht? Es ist Open Source und stammt aus Deutschland. Das bedeutet nicht nur Vorteile in Sachen DSGVO, sondern vor allem die Möglichkeit, n8n komplett auf deinen eigenen Servern zu betreiben (Self-Hosting).
Besondere Funktionen & Stärken von n8n
Eine der herausragendsten Funktionen ist die Möglichkeit des Self-Hostings. Das bedeutet, du kannst n8n auf deiner eigenen Infrastruktur betreiben, was dir die volle Kontrolle über deine Daten gibt.
Der offene Quellcode schafft Transparenz und ermöglicht eine hohe Anpassbarkeit. n8n bietet auch sehr gute Möglichkeiten, selbst stark verschachtelte und umfangreiche Workflows übersichtlich zu gestalten.
Besonders spannend sind die speziellen KI-Agenten-Bausteine. n8n liefert vorgefertigte Elemente, die dir helfen, anspruchsvolle KI-Agenten nach dem Muster von LangChain aufzubauen.
n8n Preismodell
Du kannst n8n auf deiner eigenen Hardware kostenlos betreiben. Wenn du dich für die Cloud-Variante entscheidest, wird hier pro ausgeführten Workflow abgerechnet, nicht pro einzelner Operation. Das kann gerade bei Workflows mit vielen Schritten deutlich günstiger sein.
Vorteile n8n
✅ Maximale Flexibilität & Kontrolle - Dank Open Source und Self-Hosting.
✅ Ideal für Entwickler - Beste Werkzeuge für technisch versierte Nutzer.
✅ Top für komplexe Workflows - Bietet gute Strukturierungsmöglichkeiten.
✅ Starke KI-Integration - Vorgefertigte Bausteine für KI-Anwendungen.
✅ Potenziell sehr kostengünstig - Insbesondere bei Self-Hosting.
✅ Deutsches Unternehmen - Keine DSGVO-Kopfschmerzen.
Nachteile n8n
❌ Höchste Lernkurve - Von den drei Tools ist n8n am komplexesten.
❌ Overkill für Simples - Für ganz einfache Automatisierungen kann n8n unnötig kompliziert wirken.
❌ Weniger Vorlagen/Integrationen - Hat noch nicht so viele fertige Integrationen wie Zapier oder Make.
Meine Empfehlung
Make vs Zapier vs n8n - welches Tool soll ich nehmen?
Welches für dich die beste Wahl ist, hängt ganz stark von deinen persönlichen Bedürfnissen, deinem technischen Hintergrund und natürlich deinen Zielen ab.
Wenn du gerade deine ersten Automatisierungen einrichten möchtest, solltest du mit Make starten. Die Software schafft einen guten Spagat zwischen einer benutzerfreundlichen Oberfläche und mächtigen Funktionen. Die visuelle Darstellung der Szenarien und die hervorragenden Lernressourcen, wie die kostenlose Academy, machen den Einstieg wirklich leicht. Ein weiterer Pluspunkt für viele in Deutschland: Make ist ein EU-Unternehmen, was die Einhaltung der DSGVO oft unkomplizierter macht.
n8n ist eine ausgezeichnete Wahl, wenn du bereits einiges an Entwicklungserfahrung mitbringst oder dich nicht vor einer etwas steileren Lernkurve scheust. Der entscheidende Punkt ist oft die Möglichkeit des Self-Hostings. Wenn dir volle Datenkontrolle wichtig ist und du gleichzeitig Kosten sparen willst, führt an n8n kein Weg vorbei. Das Tool bietet dafür einfach die besten Werkzeuge und Strukturierungsmöglichkeiten.
Dein nächster Schritt zum automatisierten Unternehmen
Die Wahl des passenden Werkzeugs ist dabei natürlich ein wichtiger erster Schritt. Aber egal, ob dein Herz nun für den einsteigerfreundlichen Allrounder Make schlägt, du die vielfätige Konnektivität von Zapier brauchst oder die flexible Power von n8n bevorzugst: Der allerwichtigste Schritt ist, einfach anzufangen. Nutze die kostenlosen Testversionen, die alle Anbieter haben. Bau deine ersten kleinen Automatisierungen, und sei es nur etwas Simples. Du wirst überrascht sein, wie schnell du merkst, wie viel Zeit und vielleicht auch Nerven du dir damit sparen kannst.